Prawa ręka szefa

Mówią, że sekretarka czy asystentka jest prawą ręką swojego szefa. To one uspokajają zdenerwowanych interesantów, starając się załagodzić sytuację, odbierają setki telefonów, planują czas prezesa, kierownika itp. Już niedługo będą obchodziły swoje święto, 25 stycznia przypada bowiem Międzynarodowy Dzień Sekretarki i Asystentki.
Dyskretna, lojalna i zorientowana
- Wiem, że tego dnia jest nasze święto, wyczytałam to kilka lat temu w jakimś popularnym czasopiśmie - mówi Maria Waszkiewicz, która od 15 lat pracuje w sekretariacie Urzędu Gminy Wejherowo. - Nigdy jednak nie obchodziłam specjalnie tego święta, ale to miłe, że w ogóle ono jest. Jaka powinna być dobra sekretarka? To jest bardzo zaufana osoba. Nasza dewiza to minimum słów, maksimum pracy. Sekretarka powinna być dyskretna, zorientowana we wszystkim, co się dzieje w urzędzie.
Jak mówi pani Maria, obsługa petenta jest sztuką, którą nabywa się wraz z latami doświadczeń.
- Lubię kontakt z ludźmi, chcę pomagać im z rozwiązywaniu różnych spraw - wyjaśnia pani Maria. - Zawsze staram się być dla nich miła, kompetentna, udzielić rzeczowych informacji. Na każde pytanie trzeba umieć odpowiedzieć. Dobra odpowiedź powinna być na tyle ogólna, żeby każdego zadowolić, ale z drugiej strony nikogo nie urazić. Zdarzają się też różni interesanci, bywają sytuacje podbramkowe. Staram się łagodzić ich gniew, w tzw. przedbiegach, zanim taka rozsierdzona osoba wpadnie do wójta. To na szczęście rzadkość w naszym urzędzie.
Najważniejsza atmosfera w pracy
Z kolei Alicja Dembek, prowadząca sekretariat wiceprezydenta Wejherowa, Bogdana Tokłowicza podkreśla, że w pracy najważniejsza jest dobra atmosfera.
- W pracy spędzamy ponad połowę dnia, dlatego ważne, aby dobrze się w niej czuć - mówi Alicja Dembek. - Dla mnie praca jest drugim domem. A gdy tworzymy zgrany zespół i mamy dobrą atmosferę, jesteśmy w stanie sprostać każdemu wyzwaniu.
Jak mówi pani Alicja, praca sekretarki na pewno nie jest nudna, każdy dzień przynosi nowe wyzwania.
- Sekretarka na pewno powinna być komunikatywna, ale też i serdeczna - mówi. - Każdego petenta staram się spokojnie wysłuchać. I niezależnie od tego, czy dana osoba mówi spokojnie, czy też jest zdenerwowana, ja nigdy nie podnoszę głosu. Zazwyczaj ta druga osoba po pewnym czasie też się wycisza. Nie ma możliwości, aby każdy od razu rozmawiał z wiceprezydentem, ale po wysłuchaniu problemu, umawiam interesanta na spotkanie, przekazuję sprawę innej komórce organizacyjnej urzędu, czy też proszę o przedstawienie całej sprawy na piśmie. Staram się, aby każdy petent wychodząc czuł, że załatwił swoją sprawę, z którą trafił do nas.
Mężczyzna w sekretariacie
Sekretarka kojarzy się nam z kobietą. Ale ten zawód wykonują też mężczyźni. Sekretariat komendanta powiatowego Państwowej Straży Pożarnej w Wejherowie prowadzi aspirant Waldemar Lewandowski.
- Pracuję w sekretariacie od maja ubiegłego roku, polubiłem tę pracę - mówi Waldemar Lewandowski. - Dla każdego petenta staram się być miły, każda sytuacja jest inna, trzeba wyczuć daną osobę. Przyznaję, czasem dochodzi do śmiesznych sytuacji, bo ludzie dziwią się, że w sekretariacie pracuje mężczyzna. Najśmieszniej jest, kiedy do komendanta przychodzi interesant i trzeba zaparzyć kawę. Wtedy, głównie mężczyźni, zagadują: ?To u was nie ma kobiet, żeby mogły kawę zrobić??. A ja w parzeniu kawy nie mam sobie równych - wszak z zawodu jestem technologiem żywienia, a pracowałem kiedyś jako kelner.